Номенклатура справ закладу освіти за новим змістом законодавства
Інформує Всеосвіта.
Нормативно-правові акти та стандарти, що забезпечують належну організацію закладу освіти зі складання індивідуальної номенклатури справ та аналіз законодавчих змін.
Згідно з сучасними вимогами до організації діловодства кожний заклад освіти зобов’язаний щороку складати і затверджувати нову номенклатуру справ – систематизований перелік назв справ, що формуються у його діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
У вебінарі юристка Інна Маніленко ознайомить учасників з нормативно-правовими актами і стандартами, що забезпечують належну організацію закладу освіти зі складання індивідуальної номенклатури справ та проаналізує нові законодавчі зміни.
Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ що формуються в її діловодстві із зазначенням строків зберігання справ.
У зв’язку з адміністративно-територіальною реформою, прийняттям нових ДСТУ 4163:2020, виконання встановлених протиепідемічних заходів, номенклатура справ на 2022 рік повинна складатися з урахуванням цих змін.
Наказ Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року №1000/5
Як зазначає спікерка, даний наказ є першоджерелом для створення будь-яких інших інструкцій з діловодства, створення архівів тощо.
У I-ій його частині розділу IV вказано, що номенклатура справ призначена для встановлення у закладі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Номенклатура справ може бути:
- типовою;
- примірною;
- структурного підрозділу закладу (філії);
- індивідуальною (закладу).
Номенклатура справ закладу буває двох видів:
- структурний принцип побудови;
- функціональний принцип побудови.
У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відбивають усі документовані ділянки і питання діяльності закладу, а також:
- не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від закладів-попередників для їх продовження, у тому числі номенклатури справ;
- справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років, що вносяться до номенклатури справ кожного року впродовж всього строку їх вирішення або введення;
- справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності.
До номенклатури справ включаються, як правило, оригінали документів. За рішенням ЕК закладу до номенклатури справ можуть включатися копії тиражованих документів, що накопичуються у закладі. До неї не включаються друковані видання, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.
Номенклатура справ закладу складається за уніфікованою формою, наведеною у додатку 10 до наказу 1000/5, на підставі номенклатур справ структурних підрозділів, розроблених за аналогічною формою, наведеною у додатку 11 до цього наказу.
Основні правила оформлення номенклатури справ
У графі 1 проставляється індекс кожної справи, який складається з індексу розділу номенклатури або індексу структурного підрозділу закладу та порядкового номера справи в межах розділу номенклатури або структурного підрозділу.
У графу 2 включаються заголовки справи, які мають чітко, у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Деякі важливі моменти:
- Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи чи виду документів у справи, автор документів, стислий зміст документів справи, назва регіону та дата, до якої належать документи справи.
- Якщо справа складається з різних за видами документів, пов’язаних одним конкретним питанням та послідовністю ведення діловодства, вживають термін «справа», наприклад: «Особова справа Іванченка Володимира Миколайовича».
- У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду зазначаються вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Накази з основної діяльності закладу».
- Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховуються важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розмішуються заголовки справ щодо документів, які надійшли до органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Графа 3 заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи.
У графі 4 номенклатури справ зазначаються строки зберігання справ, номери статей за типовими переліками документів із зазначенням строків їх зберігання.
Номенклатура, так, як і річний план, має бути «живою» та постійно доповнюватись. Взагалі, вона складається в 4 екземплярах. Перший передається тому архівному підрозділу, який його погодить, другий зберігається в особи, відповідальної за ведення діловодства, третій – в особи, відповідальної за архіви в цілому, а четвертий – так званий, «робочий», в якому ми працюємо, і як тільки у нас з’являється якийсь новий документ, ми обов’язково маємо дописати його в номенклатуру.
Для того, щоб дізнатись більше про номенклатуру справ закладу освіти за новим змістом законодавства переходьте за посиланням та дивіться вебінар Інни Маніленко:
